Mettre en place un système de gestion des documents
Assurer la mise à jour régulière des documents
Former les équipes à la gestion de la documentation
Programme détaillé
4 modules · 21 heures
01
Types de documentation de projet
—Documents de planification
—Rapports d'avancement
—Dossiers de clôture
02
Structuration de la documentation
—Modèles de documents
—Normes de rédaction
—Outils de gestion documentaire
03
Gestion et mise à jour
—Fréquence des mises à jour
—Responsabilités des équipes
—Outils de suivi
04
Formation des équipes
—Sensibilisation à l'importance de la documentation
—Techniques de formation
—Évaluation des compétences
Le conseil de l'expert
Un des objectifs pédagogiques clés de cette formation est d'élaborer une structure de documentation efficace. Les chefs de projet et PMO apprendront à identifier les types de documents nécessaires à chaque phase du projet, garantissant une base solide pour la communication et le reporting. Cela leur permettra de mieux répondre aux attentes des parties prenantes et d'assurer la traçabilité des décisions et des évolutions du projet.
Un défi fréquent rencontré par les professionnels dans ce domaine est la difficulté à maintenir la documentation à jour et structurée. Souvent, la documentation est laissée de côté ou devient obsolète, ce qui peut entraîner des malentendus et des retards dans l'exécution du projet. Cette formation vise à surmonter cet obstacle en intégrant de manière proactive la mise à jour des documents dans le processus de gestion de projet.
Ce qui distingue cette formation des autres approches est son accent sur la formation des équipes à la gestion de la documentation. En impliquant les membres de l'équipe dans le processus, les chefs de projet peuvent créer une culture de responsabilité partagée. Cela favorise non seulement une meilleure qualité de la documentation, mais aussi une collaboration renforcée au sein des équipes, rendant le projet plus agile et adaptable.
Pour tirer le maximum de cette formation, il est recommandé de préparer un plan d’action concret sur la manière dont vous allez appliquer les enseignements reçus. Pensez à identifier des cas réels au sein de votre organisation où vous pourrez tester et mettre en œuvre la structure de documentation apprise. Votre engagement dans cette démarche sera déterminant pour assurer le succès de vos projets futurs.
Pourquoi choisir cette formation en gestion de projet
📂
Organisation optimale
Apprenez à structurer la documentation projet pour la rendre accessible.
🔄
Mise à jour continue
Développez des méthodes pour maintenir la documentation à jour.
👥
Collaboration facilitée
Améliorez la collaboration entre les membres de l'équipe grâce à une documentation claire.
🔑
Clé de réussite du projet
Comprenez l'importance de la documentation pour la réussite du projet.
Compétences acquises
Identification des documents de projet
Savoir identifier et classer les différents types de documents nécessaires à la gestion d'un projet.
Élaboration d'une structure de documentation
Être capable de concevoir une structure claire et cohérente pour la documentation d'un projet.
Mise en place d'un système de gestion documentaire
Savoir établir un système efficace pour la création, le stockage et le partage des documents de projet.
Gestion des mises à jour documentaires
Mettre en œuvre un processus de mise à jour régulière des documents pour garantir leur pertinence et leur exactitude.
Formation des équipes à la documentation
Être en mesure de former et d'accompagner les membres de l'équipe sur les bonnes pratiques de gestion de la documentation.
Évaluation de la qualité documentaire
Savoir évaluer la qualité et la conformité des documents produits tout au long du cycle de vie du projet.
Utilisation d'outils de gestion documentaire
Maîtriser l'utilisation d'outils numériques pour faciliter la gestion et le partage des documents de projet.
Public, prérequis et modalités
Public visé
Chefs de projet
PMO
Prérequis
Aucun prérequis, formation d'introduction à la documentation projet.
Moyens pédagogiques
Salle équipée, supports remis en PDF, cas réels rejoués en atelier, 8 participants maximum.
Suivi & évaluation
Évaluation continue pendant la formation
Quiz et exercices pratiques pour mesurer la compréhension
Bilan final avec le formateur
Accessibilité
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription.
Plusieurs dispositifs permettent de prendre en charge tout ou partie du coût. Nos conseillers identifient avec vous la solution la plus adaptée à votre situation.
OPCO
Formations financées via votre opérateur de compétences
Les OPCO peuvent prendre en charge tout ou partie des frais de formation de vos salariés, dans le cadre du plan de développement des compétences ou de l'alternance.
Les Fonds d'Assurance Formation financent les formations des indépendants, auto-entrepreneurs, professions libérales et chefs d'entreprise (FAFCEA, AGEFICE, FIFPL…).
France Travail peut financer votre formation via l'AIF (Aide Individuelle à la Formation) ou des achats directs. Parlez-en à votre conseiller pour vérifier votre éligibilité.
Dans le cadre du plan de développement des compétences, l'employeur prend en charge le coût pédagogique et maintient la rémunération pendant la formation.
Le FNE-Formation accompagne les entreprises en mutation économique ou en transition écologique et numérique, avec une prise en charge pouvant aller jusqu'à 100 %.
« Après la formation, il a restructuré la documentation de projet pour assurer une meilleure clarté et accessibilité. »
« Elle a mis en place un système de suivi des mises à jour documentaires, impliquant toutes les équipes. »
Questions fréquentes
Elle s'adresse aux Chefs de projet et PMO en charge de la documentation.
Formation en présentiel avec des exercices pratiques.
Nous aborderons des outils de gestion de projet et de documentation.
La formation s'étend sur une journée.
La formation utilise une méthode d'apprentissage participative, combinant des exposés théoriques, des études de cas et des ateliers pratiques pour favoriser l'implication des participants.
La formation est organisée sur une durée de 21 heures, réparties sur plusieurs jours, permettant d'alterner entre théorie et pratique, avec des sessions de travail en groupe et des moments de réflexion individuelle.
Les participants auront accès à des outils de gestion documentaire tels que des logiciels de gestion de projet, des modèles de documents et des plateformes collaboratives pour simuler la structuration et la mise à jour des documents.
La formation couvre divers types de documents essentiels à la gestion de projet, notamment le plan de projet, les rapports d'avancement, les documents de risques et les leçons apprises.
Oui, il est recommandé d'avoir une expérience préalable en gestion de projet et de connaître les concepts fondamentaux de la documentation projet.
À l'issue de la formation, vous serez capable d'identifier les documents nécessaires, d'élaborer une structure de documentation efficace, de mettre en place un système de gestion documentaire et de former vos équipes à la gestion de la documentation.
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription. Contactez-nous à hello@imi-executive-solutions.com ou au 06 72 09 69 52.
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