Formation Maîtriser Outlook 2019 : Gérer efficace emails, calendriers et tâches
Maîtrisez Outlook 2019 pour optimiser votre gestion d'emails, calendrier et tâches. Apprenez les fonctions clés pour une communication et organisation professionnelles efficaces. Cours pratique pour utilisateurs souhaitant gagner en productivité.
Maîtriser l'organisation des emails et des dossiers dans Outlook 2019
Planifier et gérer les rendez-vous et réunions de manière efficace
Optimiser la communication et la gestion des contacts
Gérer les tâches et le suivi des activités de manière efficace
Programme détaillé
4 modules · 7 heures
01
Gérer les e-mails et organiser sa boîte de réception
—Maîtriser l'interface Outlook 2019 et ses composantes essentielles.
—Organiser les messages avec les dossiers, catégories et indicateurs de suivi.
—Utiliser les options de recherche avancée pour retrouver rapidement l'information.
02
Optimiser la communication et la gestion des contacts
—Rédiger des e-mails efficaces : mise en forme, pièces jointes, accusés.
—Gérer les listes de diffusion et les groupes de contacts pour des envois ciblés.
—Appliquer les règles de traitement automatique des messages pour gagner du temps.
03
Maîtriser le calendrier et planifier les réunions
—Créer et gérer des rendez-vous, événements et réunions complexes.
—Utiliser l'assistant de planification pour trouver la meilleure disponibilité.
—Partager son calendrier et déléguer des accès pour une collaboration fluide.
04
Gérer les tâches et le suivi professionnel
—Créer, organiser et suivre l'avancement des tâches personnelles et assignées.
—Convertir des e-mails en tâches ou en rendez-vous pour assurer le suivi.
—Utiliser la barre des tâches et le volet À Faire pour une vue consolidée.
Le conseil de l'expert
Un des objectifs clés de la formation "Maîtriser Outlook 2019" est de maîtriser l'organisation des emails et des dossiers dans Outlook 2019. Les participants apprendront à trier, classer et retrouver leurs messages de manière optimale. Une gestion efficace de la boîte de réception est essentielle pour éviter le stress lié à la surcharge d’informations et pour améliorer sa productivité au quotidien.
Un défi fréquent rencontré par les apprenants est la difficulté à gérer un volume élevé d'emails, ce qui peut entraîner une désorganisation et une perte de temps considérable. Beaucoup d'utilisateurs se retrouvent submergés par des messages non lus, des tâches non suivies et des rendez-vous mal planifiés. Cette formation vise à transformer cette expérience chaotique en une gestion fluide et efficace de toutes les communications.
Ce qui distingue cette formation des autres approches est son approche pratique et personnalisée. En intégrant des exercices concrets et des études de cas, les participants pourront appliquer immédiatement les compétences acquises dans leur environnement professionnel. Notre méthode se concentre non seulement sur l'utilisation d'Outlook, mais également sur l'optimisation des processus de travail, ce qui permet d'obtenir des résultats tangibles et mesurables.
Pour tirer le maximum de cette formation, il est recommandé de venir avec des exemples concrets de votre utilisation quotidienne d'Outlook. Prenez le temps de réfléchir aux défis que vous rencontrez actuellement avec la gestion de vos emails, calendriers ou tâches. Cette préparation vous permettra d'interagir plus efficacement avec le formateur et d'adapter les conseils reçus à votre propre contexte professionnel. Vous êtes sur le point d'acquérir des compétences précieuses qui transformeront votre manière de travailler.
Pourquoi choisir cette formation en bureautique et outils de productivité
🎯
Organisation des e-mails
Apprenez à structurer votre boîte de réception avec des dossiers et des règles, pour une gestion des e-mails simplifiée et efficace.
📅
Planification optimisée
Maîtrisez l'art de planifier vos réunions et rendez-vous avec des outils intégrés, garantissant une utilisation optimale de votre temps.
📞
Communication améliorée
Découvrez comment optimiser la gestion de vos contacts pour une communication fluide et rapide avec vos collègues et clients.
✅
Gestion des tâches
Développez des compétences pratiques pour suivre vos tâches et activités, assurant ainsi une productivité accrue au quotidien.
💼
Adapté à tous niveaux
Que vous soyez débutant ou confirmé, cette formation vous offre des outils et techniques adaptés à votre niveau d'expérience.
🤝
Format inter-entreprise
Bénéficiez d'un échange d'expériences enrichissant en apprenant avec des collaborateurs d'autres entreprises, favorisant le partage de bonnes pratiques.
Compétences acquises
Maîtriser l'organisation des e-mails et des dossiers
Organiser efficacement sa boîte de réception Outlook 2019 en utilisant les dossiers, catégories et outils de recherche avancée pour optimiser la gestion et le temps passé sur la messagerie.
Planifier et gérer les rendez-vous et réunions
Utiliser le calendrier Outlook pour créer, modifier et gérer des rendez-vous, des événements et des réunions, y compris la recherche de disponibilité et le partage de calendrier pour une collaboration efficace.
Optimiser la communication et la gestion des contacts
Rédiger des e-mails professionnels, gérer les contacts et utiliser les listes de distribution. Appliquer les règles de messagerie pour automatiser le traitement des e-mails et améliorer la productivité.
Gérer les tâches et le suivi des activités
Créer, organiser et suivre les tâches personnelles et professionnelles dans Outlook, y compris la conversion d'e-mails en tâches ou rendez-vous pour assurer un suivi rigoureux des engagements.
Public, prérequis et modalités
Public visé
Collaborateurs bureautiques
Assistants administratifs
Managers / Chefs de projet
Professionnels à distance
Prérequis
Aucun prérequis spécifique, mais une connaissance de base des outils bureautiques est recommandée.
Moyens pédagogiques
Salle équipée, supports remis en PDF, cas réels rejoués en atelier, 8 participants maximum.
Suivi & évaluation
Évaluation continue pendant la formation
Test final pour évaluer les compétences acquises
Retour d'expérience et feedback des participants
Accessibilité
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription.
Plusieurs dispositifs permettent de prendre en charge tout ou partie du coût. Nos conseillers identifient avec vous la solution la plus adaptée à votre situation.
OPCO
Formations financées via votre opérateur de compétences
Les OPCO peuvent prendre en charge tout ou partie des frais de formation de vos salariés, dans le cadre du plan de développement des compétences ou de l'alternance.
Les Fonds d'Assurance Formation financent les formations des indépendants, auto-entrepreneurs, professions libérales et chefs d'entreprise (FAFCEA, AGEFICE, FIFPL…).
France Travail peut financer votre formation via l'AIF (Aide Individuelle à la Formation) ou des achats directs. Parlez-en à votre conseiller pour vérifier votre éligibilité.
Dans le cadre du plan de développement des compétences, l'employeur prend en charge le coût pédagogique et maintient la rémunération pendant la formation.
Le FNE-Formation accompagne les entreprises en mutation économique ou en transition écologique et numérique, avec une prise en charge pouvant aller jusqu'à 100 %.
« Après la formation, un participant a optimisé la gestion de ses e-mails en utilisant des catégories, ce qui a amélioré sa productivité. »
« Un autre a commencé à planifier ses réunions avec l'assistant de planification, réduisant le temps de coordination avec ses collègues. »
Questions fréquentes
Avoir une connaissance de l'environnement Windows.
Posséder des notions de base en informatique.
Utiliser Outlook dans le cadre professionnel (débutant ou utilisateur souhaitant se perfectionner).
Un ordinateur (PC de préférence pour la version Windows d'Outlook).
La version Outlook 2019 installée sur l'ordinateur.
Une connexion internet stable.
Si formation à distance : un micro-casque.
5 tests d'évaluation sont proposés à l'apprenant en fin de formation pour connaître son niveau sur chaque compétences visées.
Plateforme et contenus e-learning à disposition.
Test de positionnement Quizz &
Evaluations
Nous vous recevons lors d’un rendez-vous d’information préalable gratuit et confidentiel en visioconférence pour analyser vos besoins et co-construire votre parcours personnalisé.
Chaque demande s’accompagne de la remise d’une convention ou d’un contrat précisant l’ensemble des informations relatives à la formation (Tarifs, calendrier, durée, lieu…). Ce contrat/convention sera transmis électroniquement par email.
A partir de l’accord de prise en charge par le financeur sollicité, le bénéficiaire peut démarrer sous un délai de 11 jours ouvrés.
Si vous financez votre parcours de formation par vos propres moyens, alors le délai d'accès est immédiat. Vous pouvez entrer en formation tout au long de l’année.
♿️ Nous accueillons les personnes en situation de handicap. Les conditions d’accessibilité aux personnes handicapées sont inscrites sur le site imi-education.fr, rubrique Accessibilité.
Saskia Cazettes
Pour tout renseignement : 07 80 91 06 14 / saskia.c@imi-executive-solutions.com
23 mars 2026
La formation alterne apports théoriques, mises en situation pratiques et échanges entre participants. Chaque concept est directement appliqué via des exercices concrets et des cas réels.
Oui, chaque participant reçoit un support de cours complet (format numérique et/ou papier) qu'il peut conserver à l'issue de la formation.
Certaines de nos formations sont éligibles au Compte Personnel de Formation (CPF). Consultez la fiche formation ou contactez-nous pour vérifier l'éligibilité.
Plusieurs dispositifs de financement existent : CPF, OPCO, plan de développement des compétences, financement individuel. Notre équipe peut vous accompagner dans vos démarches.
Oui, notre équipe reste disponible pour toute question post-formation. Vous bénéficiez également d'un accès à nos ressources en ligne pendant 6 mois après votre parcours.
Cette formation a pour objectif de vous aider à maîtriser les fonctionnalités clés d'Outlook 2019 pour améliorer votre productivité et votre efficacité professionnelle.
Aucun prérequis spécifique, mais une connaissance de base des outils bureautiques est recommandée.
La formation dure 7 heures.
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription. Contactez-nous à hello@imi-executive-solutions.com ou au 06 72 09 69 52.
Demandez un devis pour la formation Maîtriser Outlook 2019 : Gérer efficace emails, calendriers et tâches
Programme adaptable à votre contexte. Réponse sous 24 h ouvrées, sans engagement.
