Formation Maîtriser Outlook : perfectionner vos usages et la collaboration en entreprise
Perfectionnez votre maîtrise d'Outlook 2019 et optimisez l'utilisation des fonctions collaboratives : gestion avancée des mails, calendriers partagés, tâches, contacts. Idéale pour améliorer la productivité individuelle et collective, ainsi que la communication au sein des équipes. Formation CPF pour utilisateurs confirmés.
Maîtriser la gestion avancée des messages et de la boîte de réception
Utiliser les calendriers partagés pour planifier des réunions et des événements
Gérer les tâches et la collaboration inter-équipes
Assurer la maintenance et la pérennité de sa messagerie
Programme détaillé
8 modules · 14 heures
01
Gestion Avancée des Messages Outlook
—Maîtriser les options d'affichage et de tri des messages
—Gérer les pièces jointes (aperçu, enregistrement intelligent)
—Utiliser les drapeaux de suivi et les rappels
02
Optimisation de la Rédaction et de l'Envoi des Mails
—Créer et utiliser des modèles de messages rapides
—Gérer les options de remise et de suivi (accusés de lecture/réception)
—Automatiser les réponses avec les règles de messages
03
Organisation et Automatisation des Mails
—Créer des règles pour trier automatiquement les mails entrants
—Utiliser les réponses automatiques pour gérer l'absence
—Configurer les alertes pour les mails importants et urgents
—Mettre en place des modèles d'e-mails pour des réponses rapides
—Archiver automatiquement les mails selon des critères définis
04
Gestion et Partage de Calendriers
—Créer et gérer plusieurs calendriers pour différents projets ou équipes
—Partager un calendrier avec des collègues et définir les autorisations d'accès
—Utiliser la fonctionnalité de superposition pour visualiser plusieurs calendriers
—Configurer des rappels et des notifications pour les événements partagés
—Synchroniser les calendriers Outlook avec des applications tierces pour une meilleure collaboration
05
Planification et Suivi des Réunions Collaboratives
—Utiliser l'Assistant Planification pour organiser des réunions
—Gérer les réponses aux invitations et les rappels de réunion
—Intégrer des salles de réunion et ressources partagées
06
Collaboration via les Tâches et Listes To-Do
—Créer, attribuer et suivre des tâches
—Utiliser les listes To-Do pour la gestion des actions
—Synchroniser les tâches avec d'autres applications
07
Gestion des Contacts et Listes de Diffusion
—Créer et organiser des groupes de contacts pour faciliter les envois groupés
—Utiliser les listes de diffusion pour segmenter votre audience efficacement
—Mettre à jour et gérer les informations de contact de manière proactive
—Partager des contacts et listes de diffusion avec des collègues en toute sécurité
—Exporter et importer des contacts pour une gestion simplifiée entre différentes plateformes
08
Archivage et Maintenance d'Outlook
—Mettre en place l'archivage automatique et manuel des éléments
—Gérer la taille de la boîte aux lettres et des fichiers de données
—Sauvegarder et restaurer les éléments Outlook
Le conseil de l'expert
La formation "Maîtriser Outlook : perfectionner vos usages et la collaboration en entreprise" se concentre sur la gestion avancée des messages Outlook, un aspect crucial pour une communication efficace au sein des équipes. En maîtrisant cette compétence, vous serez en mesure d'organiser votre boîte de réception de manière optimale, de prioriser les messages importants et de réduire le stress lié à une surcharge d'informations.
Un défi fréquent rencontré par les utilisateurs d'Outlook est la difficulté à gérer les messages et les tâches de manière fluide, souvent entraînant une perte de temps et des erreurs de communication. Beaucoup d'apprenants se retrouvent submergés par un flux constant d'emails, ce qui peut nuire à leur productivité. Cette formation vous aidera à surmonter ces obstacles en vous enseignant des techniques pratiques pour optimiser votre gestion des messages et améliorer votre efficacité au quotidien.
Ce qui distingue notre formation des autres, c'est notre approche axée sur la collaboration et l'automatisation. En plus de vous familiariser avec les fonctionnalités avancées d'Outlook, nous vous montrerons comment intégrer des outils de planification et de partage de calendriers, facilitant ainsi la collaboration inter-équipes. Vous découvrirez des méthodes spécifiques pour automatiser certaines tâches, vous permettant de consacrer plus de temps à des activités à forte valeur ajoutée.
Pour tirer le maximum de cette formation, je vous recommande de venir avec des exemples concrets de défis que vous rencontrez avec Outlook. Cela vous permettra de personnaliser votre apprentissage et d'obtenir des solutions adaptées à votre contexte professionnel. N’hésitez pas à poser des questions et à partager vos expériences, car l'interaction enrichit l'expérience d'apprentissage et vous aidera à appliquer les nouvelles compétences acquises de manière immédiate et efficace.
Pourquoi choisir cette formation en office manager, assistant(e), secrétaire
🎯
Gestion Avancée des Messages
Apprenez à gérer efficacement vos messages avec des astuces avancées pour optimiser votre boîte de réception et réduire le stress lié aux mails.
📅
Calendriers Partagés
Maîtrisez l'utilisation des calendriers partagés pour une planification fluide de réunions, favorisant la collaboration et l'efficacité au sein de votre équipe.
⚙️
Automatisation des Mails
Découvrez des techniques d'organisation et d'automatisation des mails qui vous permettront de gagner un temps précieux dans votre quotidien professionnel.
🤝
Collaboration Inter-Équipes
Développez des compétences pour gérer les tâches et listes To-Do, améliorant ainsi la collaboration et le suivi des projets entre équipes.
📈
Planification Optimisée
Apprenez à planifier et suivre des réunions collaboratives, garantissant une efficacité maximale et une meilleure gestion du temps.
🔧
Maintenance de la Messagerie
Assurez la pérennité de votre messagerie avec des conseils pratiques pour la maintenance et l'optimisation de votre compte Outlook.
Compétences acquises
Optimiser la gestion des messages et de la boîte de réception
Appliquer des règles, catégories et drapeaux pour classer, trier et suivre efficacement les emails, réduisant le temps passé à traiter la correspondance quotidienne.
Maîtriser la planification collaborative avec les calendriers
Partager, organiser et gérer des événements, réunions et ressources en utilisant l'Assistant Planification, facilitant la coordination des agendas d'équipes.
Gérer les tâches et la collaboration inter-équipes
Créer, attribuer et suivre des tâches, organiser des listes To-Do et gérer les contacts pour améliorer le suivi des projets et la communication des équipes.
Assurer la maintenance et la pérennité de sa messagerie
Archiver les données email et gérer la taille des fichiers de données Outlook pour garantir le bon fonctionnement de la messagerie et conserver l'historique des informations.
Public, prérequis et modalités
Public visé
Collaborateur souhaitant optimiser Outlook
Manager/Chef de projet
Assistant(e) ou Secrétaire
Tout utilisateur d'Outlook 2019
Prérequis
Aucun prérequis spécifique. Cette formation est destinée aux utilisateurs confirmés d'Outlook 2019.
Moyens pédagogiques
Salle équipée, supports remis en PDF, cas réels rejoués en atelier, 8 participants maximum.
Suivi & évaluation
Évaluation continue pendant la formation
Quiz et exercices pour mesurer la compréhension des concepts
Évaluation finale pour évaluer les compétences acquises
Accessibilité
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription.
Plusieurs dispositifs permettent de prendre en charge tout ou partie du coût. Nos conseillers identifient avec vous la solution la plus adaptée à votre situation.
OPCO
Formations financées via votre opérateur de compétences
Les OPCO peuvent prendre en charge tout ou partie des frais de formation de vos salariés, dans le cadre du plan de développement des compétences ou de l'alternance.
Les Fonds d'Assurance Formation financent les formations des indépendants, auto-entrepreneurs, professions libérales et chefs d'entreprise (FAFCEA, AGEFICE, FIFPL…).
France Travail peut financer votre formation via l'AIF (Aide Individuelle à la Formation) ou des achats directs. Parlez-en à votre conseiller pour vérifier votre éligibilité.
Dans le cadre du plan de développement des compétences, l'employeur prend en charge le coût pédagogique et maintient la rémunération pendant la formation.
Le FNE-Formation accompagne les entreprises en mutation économique ou en transition écologique et numérique, avec une prise en charge pouvant aller jusqu'à 100 %.
« Après la formation, il a optimisé l'utilisation des drapeaux de suivi dans Outlook, ce qui a considérablement amélioré la gestion de ses tâches. »
« Elle a mis en place des modèles de mails pour les réponses fréquentes, ce qui a réduit le temps passé sur la messagerie. »
Questions fréquentes
* Maîtrise des fonctions de base d'Outlook (envoi/réception de mails, gestion simple de calendrier).
* Connaissance de l'environnement Windows.
* Être utilisateur régulier d'Outlook.
* Ordinateur PC (Windows 10 ou supérieur recommandé).
* Logiciel Microsoft Outlook 2019 installé et fonctionnel.
* Connexion internet stable (fibre optique recommandée).
* Micro et webcam (si formation à distance).
5 tests d'évaluation sont proposés à l'apprenant en fin de formation pour connaître son niveau sur chaque compétences visées.
Plateforme et contenus e-learning à disposition.
Test de positionnement Quizz &
Evaluations
Nous vous recevons lors d’un rendez-vous d’information préalable gratuit et confidentiel en visioconférence pour analyser vos besoins et co-construire votre parcours personnalisé.
Chaque demande s’accompagne de la remise d’une convention ou d’un contrat précisant l’ensemble des informations relatives à la formation (Tarifs, calendrier, durée, lieu…). Ce contrat/convention sera transmis électroniquement par email.
A partir de l’accord de prise en charge par le financeur sollicité, le bénéficiaire peut démarrer sous un délai de 11 jours ouvrés.
Si vous financez votre parcours de formation par vos propres moyens, alors le délai d'accès est immédiat. Vous pouvez entrer en formation tout au long de l’année.
♿️ Nous accueillons les personnes en situation de handicap. Les conditions d’accessibilité aux personnes handicapées sont inscrites sur le site imi-education.fr, rubrique Accessibilité.
Saskia Cazettes
Pour tout renseignement : 07 80 91 06 14 / saskia.c@imi-executive-solutions.com
23 mars 2026
La formation alterne apports théoriques, mises en situation pratiques et échanges entre participants. Chaque concept est directement appliqué via des exercices concrets et des cas réels.
Oui, chaque participant reçoit un support de cours complet (format numérique et/ou papier) qu'il peut conserver à l'issue de la formation.
Certaines de nos formations sont éligibles au Compte Personnel de Formation (CPF). Consultez la fiche formation ou contactez-nous pour vérifier l'éligibilité.
Plusieurs dispositifs de financement existent : CPF, OPCO, plan de développement des compétences, financement individuel. Notre équipe peut vous accompagner dans vos démarches.
Oui, notre équipe reste disponible pour toute question post-formation. Vous bénéficiez également d'un accès à nos ressources en ligne pendant 6 mois après votre parcours.
Cette formation vise à améliorer votre maîtrise d'Outlook 2019 et à optimiser la collaboration au sein de votre équipe.
Aucun prérequis spécifique, cette formation est destinée aux utilisateurs confirmés d'Outlook 2019.
Vous serez évalué(e) continuellement pendant la formation, à travers des quiz et des exercices pratiques.
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription. Contactez-nous à hello@imi-executive-solutions.com ou au 06 72 09 69 52.
Demandez un devis pour la formation Maîtriser Outlook : perfectionner vos usages et la collaboration en entreprise
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