Formation Optimiser la gestion de l'information : service interne et usagers
Maîtrisez les outils et méthodes pour structurer, partager et sécuriser l'information. Améliorez l'efficacité de votre service et l'accès pour les usagers. Mettez en place une organisation documentaire performante. Assurez une communication fluide et transparente.
Maîtriser les outils et méthodes pour structurer, partager et sécuriser l'information
Améliorer l'efficacité de votre service en optimisant la gestion de l'information
Mettre en place une organisation documentaire performante
Assurer une communication fluide et transparente avec les usagers
Programme détaillé
8 modules · 14 heures
01
Introduction : Enjeux de l'information dans le service public
—Définir l'information et son cycle de vie en milieu professionnel
—Identifier les défis liés à la gestion de l'information (volume, traçabilité, sécurité)
—Comprendre l'impact d'une mauvaise gestion sur l'efficacité et la relation usager
02
Audit et cartographie des flux d'information existants
—Méthodologie d'audit des processus de création et de diffusion
—Réaliser une cartographie des documents et des données clés
—Analyser les points faibles et les opportunités d'amélioration
03
Principes fondamentaux de la Gestion Électronique de Documents (GED)
—Introduction aux concepts de la GED et ses avantages
—Règles de nommage, classification et indexation des documents
—Mettre en place un plan de classement logique et durable
04
Outils collaboratifs pour le partage d'information interne
—Présentation et utilisation des plateformes collaboratives (partage, co-édition)
—Gestion des versions et des droits d'accès
—Bonnes pratiques pour une collaboration fluide et efficace
05
Structuration de l'information en direction des usagers
—Adapter l'information aux besoins et attentes des usagers
—Architecturer des contenus clairs et accessibles (FAQ, tutoriels)
—Utiliser les portails et plateformes grand public à bon escient
06
Sécurité et conformité dans la gestion de l'information
—Principes de protection des données (RGPD et législation en vigueur)
—Gestion des accès, sauvegardes et archivage sécurisé
—Comprendre les risques liés à la perte ou à l'altération de l'information
07
Processus d'amélioration continue et indicateurs de performance
—Mettre en place des indicateurs de suivi de la gestion documentaire
—Identifier des leviers d'amélioration continue des processus
—Intégrer les retours des usagers et des équipes pour optimiser
08
Mise en œuvre et accompagnement du changement
—Élaborer un plan d'action pour le déploiement des nouvelles pratiques
—Communiquer et former les équipes aux nouveaux outils et méthodes
—Gérer la résistance au changement et favoriser l'adoption
Le conseil de l'expert
Un des objectifs pédagogiques majeurs de cette formation est de maîtriser les outils et méthodes pour structurer, partager et sécuriser l'information. Il est essentiel pour les agents et cadres du service public d'acquérir ces compétences, car une gestion efficace de l'information est au cœur de la réussite des missions de service public. Ce savoir-faire leur permettra de répondre aux attentes des usagers tout en optimisant le fonctionnement interne.
L'un des défis principaux rencontrés par les professionnels dans ce domaine est la difficulté à cartographier et à auditer les flux d'information existants. Souvent, des informations essentielles sont éparpillées ou mal organisées, ce qui entraîne une perte de temps et des erreurs dans la communication. Cette formation vise à surmonter ces obstacles en fournissant des outils pratiques pour une gestion documentaire efficace et adaptée aux besoins spécifiques du secteur public.
Ce qui distingue cette formation des autres approches, c'est son accent sur la mise en place d'une organisation documentaire performante en intégrant des outils collaboratifs spécifiquement adaptés aux services publics. En abordant la Gestion Électronique de Documents (GED) et la sécurité des informations, elle offre une perspective complète et actualisée sur la gestion de l'information, permettant ainsi aux participants de développer des compétences directement transposables dans leur quotidien professionnel.
Pour tirer le maximum de cette formation, il est recommandé de venir avec des exemples concrets de défis rencontrés dans votre service en matière de gestion de l'information. Cela vous permettra d'appliquer immédiatement les concepts appris à des situations réelles, favorisant ainsi un apprentissage pratique et pertinent. Soyez ouvert aux échanges avec les autres participants, car leurs expériences enrichiront votre compréhension et votre réseau professionnel.
Pourquoi choisir cette formation en secteur public
🎯
Maîtrise des outils GED
Apprenez à utiliser les principes fondamentaux de la Gestion Électronique de Documents pour sécuriser et structurer efficacement l'information.
🔄
Optimisation des flux d'information
Réalisez un audit et une cartographie des flux d'information existants pour identifier les axes d'amélioration et gagner en efficacité.
🤝
Outils collaboratifs efficaces
Découvrez les outils collaboratifs adaptés pour le partage interne d'information, facilitant ainsi la coordination entre les équipes.
📣
Communication transparente
Apprenez à structurer l'information à destination des usagers pour assurer une communication fluide, claire et transparente.
🔒
Sécurité des données
Intégrez les meilleures pratiques en matière de sécurité et conformité dans la gestion de l'information pour protéger les données sensibles.
📊
Organisation documentaire performante
Mettez en place une organisation documentaire efficace qui améliore la productivité et facilite l'accès à l'information.
Compétences acquises
Cartographier & auditer les flux d'information
Identifier et analyser les processus de création, diffusion et archivage de l'information au sein du service pour dégager des pistes d'optimisation.
Structurer l'information via la GED et le classement
Établir et appliquer des règles de nommage, classification et indexation des documents numériques et physiques, y compris un plan de classement hiérarchisé.
Optimiser le partage collaboratif et usager
Sélectionner et utiliser des outils collaboratifs pour fluidifier le partage d'information interne et externe, en adaptant les contenus aux besoins spécifiques des usagers.
Sécuriser et pérenniser l'information
Appliquer les principes de sécurité des données (droits d'accès, sauvegardes, archivage) et les réglementations en vigueur (RGPD) pour protéger l'information sensible.
Public, prérequis et modalités
Public visé
Agents et cadres du service public
Responsables de l'information
Chargés de communication publique
Tout agent souhaitant optimiser
Prérequis
Aucun prérequis spécifique. Cette formation est ouverte à tous les professionnels souhaitant améliorer leur gestion de l'information.
Moyens pédagogiques
Salle équipée, supports remis en PDF, cas réels rejoués en atelier, 8 participants maximum.
Suivi & évaluation
Évaluation continue à travers les ateliers pratiques et les exercices
Test final pour évaluer la compréhension des concepts
Rétrospective pour évaluer l'application des connaissances en situation réelle
Accessibilité
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription.
Plusieurs dispositifs permettent de prendre en charge tout ou partie du coût. Nos conseillers identifient avec vous la solution la plus adaptée à votre situation.
OPCO
Formations financées via votre opérateur de compétences
Les OPCO peuvent prendre en charge tout ou partie des frais de formation de vos salariés, dans le cadre du plan de développement des compétences ou de l'alternance.
Les Fonds d'Assurance Formation financent les formations des indépendants, auto-entrepreneurs, professions libérales et chefs d'entreprise (FAFCEA, AGEFICE, FIFPL…).
France Travail peut financer votre formation via l'AIF (Aide Individuelle à la Formation) ou des achats directs. Parlez-en à votre conseiller pour vérifier votre éligibilité.
Dans le cadre du plan de développement des compétences, l'employeur prend en charge le coût pédagogique et maintient la rémunération pendant la formation.
Le FNE-Formation accompagne les entreprises en mutation économique ou en transition écologique et numérique, avec une prise en charge pouvant aller jusqu'à 100 %.
« Suite à la formation, elle a audité les flux d'information et mis en place une cartographie efficace, facilitant le partage interne. »
« Il a structuré l'information pour les usagers, améliorant ainsi la communication et la satisfaction des clients. »
Questions fréquentes
- Aucun prérequis métier spécifique n'est demandé.
- Connaissance de base des outils bureautiques (suite Office ou équivalent).
- Volonté d'améliorer l'organisation de l'information.
- Ordinateur portable avec connexion internet stable et webcam.
- Logiciels bureautiques installés (traitement de texte, tableur).
- Casque-micro recommandé pour les échanges fluides.
5 tests d'évaluation sont proposés à l'apprenant en fin de formation pour connaître son niveau sur chaque compétences visées.
Plateforme et contenus e-learning à disposition.
Test de positionnement Quizz &
Evaluations
Nous vous recevons lors d’un rendez-vous d’information préalable gratuit et confidentiel en visioconférence pour analyser vos besoins et co-construire votre parcours personnalisé.
Chaque demande s’accompagne de la remise d’une convention ou d’un contrat précisant l’ensemble des informations relatives à la formation (Tarifs, calendrier, durée, lieu…). Ce contrat/convention sera transmis électroniquement par email.
A partir de l’accord de prise en charge par le financeur sollicité, le bénéficiaire peut démarrer sous un délai de 11 jours ouvrés.
Si vous financez votre parcours de formation par vos propres moyens, alors le délai d'accès est immédiat. Vous pouvez entrer en formation tout au long de l’année.
♿️ Nous accueillons les personnes en situation de handicap. Les conditions d’accessibilité aux personnes handicapées sont inscrites sur le site imi-education.fr, rubrique Accessibilité.
Saskia Cazettes
Pour tout renseignement : 07 80 91 06 14 / saskia.c@imi-executive-solutions.com
23 mars 2026
La formation alterne apports théoriques, mises en situation pratiques et échanges entre participants. Chaque concept est directement appliqué via des exercices concrets et des cas réels.
Oui, chaque participant reçoit un support de cours complet (format numérique et/ou papier) qu'il peut conserver à l'issue de la formation.
Certaines de nos formations sont éligibles au Compte Personnel de Formation (CPF). Consultez la fiche formation ou contactez-nous pour vérifier l'éligibilité.
Plusieurs dispositifs de financement existent : CPF, OPCO, plan de développement des compétences, financement individuel. Notre équipe peut vous accompagner dans vos démarches.
Oui, notre équipe reste disponible pour toute question post-formation. Vous bénéficiez également d'un accès à nos ressources en ligne pendant 6 mois après votre parcours.
Nous couvrons les outils et méthodes pour structurer, partager et sécuriser l'information, tels que la GED et le classement.
Cette formation vous apprendra à optimiser la gestion de l'information pour améliorer l'efficacité de votre service et l'accès pour les usagers.
L'objectif final de cette formation est de mettre en place une organisation documentaire performante et d'assurer une communication fluide et transparente avec les usagers.
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription. Contactez-nous à hello@imi-executive-solutions.com ou au 06 72 09 69 52.
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