Identifier les enjeux de la dématérialisation des documents RH
Mettre en place un coffre-fort numérique adapté
Assurer la conformité légale des archives
Optimiser l'accès et le partage des informations
Évaluer l'efficacité des processus d'archivage
Programme détaillé
4 modules · 14 heures
01
Introduction au coffre-fort numérique
—Définitions et enjeux
—Avantages pour les RH
—Conformité réglementaire
02
Mise en place d'un coffre-fort numérique
—Choix des outils
—Configuration initiale
—Sécurisation des accès
03
Gestion des documents RH
—Stratégies d'archivage
—Catégorisation des documents
—Procédures de sauvegarde
04
Évaluation et amélioration continue
—Indicateurs de performance
—Retours d'expérience
—Mises à jour technologiques
Le conseil de l'expert
Dans le cadre de la formation "Coffre-fort numérique et archivage RH", un des objectifs pédagogiques clés est d'identifier les enjeux de la dématérialisation des documents RH. Ce processus est crucial pour la modernisation des ressources humaines et la gestion des données. Les participants seront en mesure de comprendre comment cette transition impacte non seulement la gestion administrative, mais également la sécurité et la confidentialité des informations sensibles.
Un défi fréquent rencontré par les professionnels lors de la mise en place d’un coffre-fort numérique est la gestion de la conformité légale des archives. Les apprenants peuvent souvent sous-estimer l'importance des obligations réglementaires, ce qui peut mener à des erreurs coûteuses. Cette formation vise à clarifier ces exigences et à fournir des outils pratiques pour assurer une conformité totale, ainsi qu’une gestion sécurisée des données RH.
Ce qui distingue cette formation des autres approches, c’est son approche pragmatique et orientée résultats, qui se concentre sur la mise en œuvre concrète d’un coffre-fort numérique adapté aux besoins spécifiques des entreprises. En intégrant des études de cas réels et des ateliers interactifs, les participants acquièrent des compétences directement applicables dans leur contexte professionnel, facilitant ainsi la transition vers une gestion numérique efficace.
Pour tirer le maximum de cette formation, il est recommandé de préparer une liste des documents RH que vous gérez actuellement et des défis que vous rencontrez avec leur archivage. Cette préparation vous permettra d’identifier des solutions spécifiques durant les sessions et d’interagir de manière proactive avec le formateur. Soyez prêt à partager vos expériences et à poser des questions pour enrichir votre apprentissage et celui de vos pairs.
Pourquoi choisir cette formation en ressources humaines
🗄️
Sécurisation des données
Maîtrisez l'utilisation du coffre-fort numérique pour protéger les informations sensibles.
📦
Archivage performant
Apprenez les meilleures pratiques d'archivage pour une gestion efficace des dossiers RH.
💻
Digitalisation des processus
Intégrez des outils numériques pour moderniser votre gestion des ressources humaines.
🔒
Conformité RGPD
Assurez-vous que vos pratiques d'archivage respectent les réglementations sur la protection des données.
Compétences acquises
Identification des enjeux de la dématérialisation
Analyser et comprendre les implications et bénéfices de la dématérialisation des documents RH pour l'entreprise.
Mise en place d'un coffre-fort numérique
Développer et configurer un coffre-fort numérique adapté aux besoins spécifiques de l'organisation en matière de gestion des documents RH.
Assurance de la conformité légale
Vérifier et garantir que les archives numériques respectent les exigences légales et réglementaires en vigueur.
Optimisation de l'accès et du partage d'informations
Mettre en œuvre des processus efficaces pour faciliter l'accès et le partage sécurisé des documents RH au sein de l'organisation.
Évaluation des processus d'archivage
Mesurer l'efficacité des pratiques d'archivage en place et proposer des améliorations basées sur des indicateurs de performance.
Gestion des documents RH
Organiser et gérer le cycle de vie des documents RH dans le coffre-fort numérique, de la création à la destruction.
Amélioration continue des pratiques d'archivage
Élaborer des plans d'action pour l'évolution et l'optimisation continue des processus d'archivage au sein de l'entreprise.
Public, prérequis et modalités
Public visé
DRH
DSI
Prérequis
Aucun prérequis spécifique.
Moyens pédagogiques
Salle équipée, supports remis en PDF, cas réels rejoués en atelier, 8 participants maximum.
Suivi & évaluation
Évaluation continue pendant la formation
Mises en situation pour évaluer les compétences acquises
Questionnaire de satisfaction et retour d'expérience
Accessibilité
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription.
Plusieurs dispositifs permettent de prendre en charge tout ou partie du coût. Nos conseillers identifient avec vous la solution la plus adaptée à votre situation.
OPCO
Formations financées via votre opérateur de compétences
Les OPCO peuvent prendre en charge tout ou partie des frais de formation de vos salariés, dans le cadre du plan de développement des compétences ou de l'alternance.
Les Fonds d'Assurance Formation financent les formations des indépendants, auto-entrepreneurs, professions libérales et chefs d'entreprise (FAFCEA, AGEFICE, FIFPL…).
France Travail peut financer votre formation via l'AIF (Aide Individuelle à la Formation) ou des achats directs. Parlez-en à votre conseiller pour vérifier votre éligibilité.
Dans le cadre du plan de développement des compétences, l'employeur prend en charge le coût pédagogique et maintient la rémunération pendant la formation.
Le FNE-Formation accompagne les entreprises en mutation économique ou en transition écologique et numérique, avec une prise en charge pouvant aller jusqu'à 100 %.
« Après la formation, un participant a mis en place un coffre-fort numérique pour sécuriser les documents RH, facilitant ainsi l'accès aux informations pour ses collègues. »
« Il a également élaboré des procédures de sauvegarde qui ont permis de garantir la conformité réglementaire des archives de l'entreprise. »
Questions fréquentes
Une connaissance de base des outils numériques est recommandée.
Oui, des exercices pratiques sont inclus pour appliquer les concepts.
Oui, elle est éligible au Compte Personnel de Formation.
Nous aborderons des outils spécifiques au marché ainsi que des solutions open source.
La formation utilise une méthode d'apprentissage mixte, combinant des exposés théoriques, des études de cas pratiques et des ateliers interactifs, permettant aux participants d'appliquer directement les concepts abordés.
La formation se déroule sur une durée de 14 heures, organisée en modules avec un rythme équilibré : chaque module inclut une partie théorique de 30% suivie de 70% de pratique, permettant aux participants de travailler sur des cas concrets.
Les participants utilisent des outils numériques spécifiques pour la mise en place du coffre-fort et la gestion des documents RH. La formation est encadrée par des formateurs experts en SIRH, qui accompagnent les apprenants tout au long des exercices pratiques et des discussions.
Aucun pré-requis spécifique n'est nécessaire, mais une connaissance de base des ressources humaines et des systèmes d'information RH est recommandée pour mieux comprendre les enjeux abordés.
À l'issue de la formation, vous serez capable d'identifier les enjeux de la dématérialisation des documents RH, de mettre en place un coffre-fort numérique adapté, d'assurer la conformité légale des archives, d'optimiser l'accès et le partage des informations, et d'évaluer l'efficacité des processus d'archivage.
Oui, cette formation est spécialement conçue pour les Directeurs des Ressources Humaines (DRH) et les Directeurs des Systèmes d'Information (DSI) souhaitant maîtriser les enjeux de la dématérialisation et de l'archivage numérique dans le cadre de la gestion des ressources humaines.
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription. Contactez-nous à hello@imi-executive-solutions.com ou au 06 72 09 69 52.
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