Assurer la sécurité et la traçabilité des documents
Optimiser le partage d'informations au sein de l'équipe
Programme détaillé
4 modules · 28 heures
01
Introduction à la gestion documentaire
—Définitions et enjeux
—Règlementations et bonnes pratiques
—Outils disponibles
02
Mise en place d'une solution GED
—Choisir le bon outil
—Structurer les documents
—Assurer la conformité
03
Utilisation de SharePoint
—Création et gestion de bibliothèques
—Collaboration et partage de documents
—Gestion des permissions
04
Sécurité et optimisation
—Assurer la sécurité des documents
—Suivi et traçabilité des modifications
—Évaluation de l'efficacité de la gestion documentaire
Le conseil de l'expert
Dans le cadre de la formation "Gestion Documentaire Projet", un des objectifs pédagogiques clés est de comprendre les enjeux de la gestion documentaire. Les participants apprendront non seulement à mettre en place une solution GED efficace, mais également à utiliser SharePoint de manière optimale pour gérer les documents. Cette compréhension est essentielle pour garantir que les projets avancent sans heurts grâce à un accès rapide et bien structuré aux informations.
Un défi fréquent pour les professionnels dans ce domaine est la difficulté à assurer la sécurité et la traçabilité des documents tout en facilitant leur partage au sein des équipes. Souvent, les chefs de projet et DSI se retrouvent débordés par des systèmes de gestion documentaire non adaptés, ce qui entraîne des pertes de temps et des malentendus. Identifier ces défis dès le début de la formation permettra aux participants de mieux anticiper et surmonter ces obstacles.
Ce qui différencie notre formation des autres approches est son approche pratique et orientée vers l'action. Au lieu de se concentrer uniquement sur la théorie, nous intégrons des études de cas réels et des ateliers pratiques, permettant aux participants de travailler directement sur SharePoint. Cette méthode immersive garantit une maîtrise des outils et des concepts, rendant l'apprentissage immédiatement applicable dans le cadre professionnel.
Pour tirer le maximum de cette formation, il est recommandé aux participants de préparer des exemples concrets de leurs propres projets et de réfléchir aux défis spécifiques qu'ils rencontrent en matière de gestion documentaire. En partageant ces expériences durant les sessions, ils pourront bénéficier d'échanges enrichissants et de conseils personnalisés, renforçant ainsi leur compréhension et leur maîtrise des outils abordés. Ensemble, nous construirons une base solide pour une gestion documentaire efficace et performante.
Compétences acquises
Analyse des enjeux de la gestion documentaire
Mise en œuvre d'une solution GED
Utilisation avancée de SharePoint
Gestion de la sécurité documentaire
Traçabilité et historique des documents
Optimisation du partage d'informations
Évaluation de l'efficacité de la GED
Public, prérequis et modalités
Public visé
Chefs de projet
DSI
Prérequis
Aucun prérequis technique ; des notions de gestion de projet sont un atout.
Moyens pédagogiques
Salle équipée, supports remis en PDF, cas réels rejoués en atelier, 8 participants maximum.
Suivi & évaluation
Évaluation continue pendant la formation
Test final pour évaluer les connaissances acquises
Retour d'expérience et feedback des participants
Accessibilité
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription.
Plusieurs dispositifs permettent de prendre en charge tout ou partie du coût. Nos conseillers identifient avec vous la solution la plus adaptée à votre situation.
OPCO
Formations financées via votre opérateur de compétences
Les OPCO peuvent prendre en charge tout ou partie des frais de formation de vos salariés, dans le cadre du plan de développement des compétences ou de l'alternance.
Les Fonds d'Assurance Formation financent les formations des indépendants, auto-entrepreneurs, professions libérales et chefs d'entreprise (FAFCEA, AGEFICE, FIFPL…).
France Travail peut financer votre formation via l'AIF (Aide Individuelle à la Formation) ou des achats directs. Parlez-en à votre conseiller pour vérifier votre éligibilité.
Dans le cadre du plan de développement des compétences, l'employeur prend en charge le coût pédagogique et maintient la rémunération pendant la formation.
Le FNE-Formation accompagne les entreprises en mutation économique ou en transition écologique et numérique, avec une prise en charge pouvant aller jusqu'à 100 %.
« Un participant a mis en place une solution GED efficace, optimisant ainsi le partage de documents au sein de son équipe. »
« Un autre a créé des bibliothèques sur SharePoint, facilitant la collaboration et la gestion des permissions. »
Questions fréquentes
Oui, cette formation est éligible au CPF. Vous pouvez utiliser vos droits à la formation pour financer cette formation sur la gestion documentaire.
La formation se déroule en intra-entreprise, sur une durée de 28 heures. Cela permet d'adapter le contenu aux besoins spécifiques de votre équipe.
Oui, la formation est dispensée par un organisme certifié Qualiopi. À l'issue de la formation, vous aurez acquis des compétences en gestion documentaire, mise en œuvre de solutions GED, utilisation avancée de SharePoint, ainsi que sur la sécurité et la traçabilité des documents.
La formation utilise une méthode d'apprentissage hybride, combinant des apports théoriques avec des études de cas pratiques, des démonstrations et des exercices interactifs. Les participants sont encouragés à partager leurs expériences et à collaborer sur des projets concrets.
La formation s'étend sur 28 heures et est structurée en modules qui alternent entre théorie et pratique. Chaque module commence par une introduction théorique, suivie d'exercices pratiques et de mises en situation pour appliquer les concepts appris.
Les participants utiliseront principalement SharePoint pour les travaux pratiques. Des supports de cours, des tutoriels vidéo et des guides d'utilisation seront également fournis pour renforcer l'apprentissage. L'encadrement est assuré par des formateurs expérimentés qui accompagnent les participants dans l'utilisation des outils.
Les participants doivent avoir une connaissance intermédiaire en gestion de projet et une familiarité avec les outils informatiques. Une expérience préalable avec des solutions de gestion documentaire est un plus, mais pas obligatoire.
Vous apprendrez à analyser les enjeux de la gestion documentaire, à mettre en place une solution GED efficace, à utiliser SharePoint pour la gestion et le partage de documents, ainsi qu'à assurer la sécurité et la traçabilité des documents au sein de votre équipe.
Cette formation s'adresse principalement aux chefs de projet et aux directeurs des systèmes d'information (DSI) qui souhaitent améliorer la gestion documentaire de leurs projets et optimiser le partage d'informations au sein de leurs équipes.
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription. Contactez-nous à hello@imi-executive-solutions.com ou au 06 72 09 69 52.
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