Formation Mettre en place une gestion électronique de documents efficace en entreprise
Maîtrisez la GED pour optimiser la gestion documentaire. Définissez une stratégie, choisissez les outils adaptés et implémentez une solution performante. Transformez vos processus métiers, améliorez l'accès à l'information et sécurisez vos données. Gagnez en productivité et conformité.
Définir une stratégie de gestion électronique de documents adaptée à vos besoins métier
Choisir les outils GED les plus appropriés pour votre entreprise
Implémenter une solution de gestion documentaire performante et sécurisée
Optimiser les processus métiers et améliorer l'accès à l'information
Programme détaillé
12 modules · 21 heures
01
Introduction à la GED : Concepts et Enjeux Stratégiques
—Définition et composantes d'un système GED
—Les enjeux de la GED pour l'entreprise (productivité, conformité, sécurité)
—Historique et évolution des systèmes de gestion documentaire
02
Le Cycle de Vie du Document Numérique
—Création et acquisition : numérisation, importation
—Classement et indexation : règles, métadonnées
—Diffusion et partage : accès, versioning
03
Stockage, Archivage et Destruction Sécurisée
—Types de stockage (cloud, on-premise, hybride)
—Règles d'archivage légal et réglementaire
—Procédures de destruction de documents numériques
04
Audit de l'Existant et Analyse des Besoins GED
—Cartographie des processus documentaires actuels
—Identification des points de douleur et des opportunités d'amélioration
—Définition des besoins utilisateurs et fonctionnels
05
Élaboration de la Stratégie GED
—Définition des objectifs SMART de la GED
—Alignement avec la stratégie globale de l'entreprise
—Rédaction d'un Cahier des Charges Fonctionnel (CdCF)
06
Choix des Outils et Solutions GED
—Panorama des solutions GED du marché (logiciels, SAAS)
—Critères de sélection (fonctionnalités, interopérabilité, coûts)
—Comparaison des architectures techniques (on-premise vs. cloud)
07
Implémentation : Planification et Gestion de Projet
—Étapes clés d'un projet d'implémentation GED
—Rôles et responsabilités au sein de l'équipe projet
—Établissement d'un planning et d'un budget prévisionnel
08
Organisation Documentaire et Classement Hiérarchique
—Conception d'un plan de classement logique et intuitif
—Définition des conventions de nommage des documents
—Mise en place de taxonomies et ontologies simples
09
Gestion des Droits et de la Sécurité des Accès
—Définition des profils utilisateurs et des groupes
—Attribution des permissions d'accès aux documents et dossiers
—Mesures de sécurité standards (authentification, chiffrement)
10
Intégration et Migration de Données
—Stratégies d'intégration avec les systèmes existants (ERP, CRM)
—Méthodologies de migration des données historiques
—Gestion de la qualité et l'intégrité des données migrées
11
Accompagnement au Changement et Formation Utilisateurs
—Stratégies de communication et d'adhésion au projet GED
—Conception de supports de formation adaptés
—Animation de sessions de formation pour les utilisateurs finaux
12
Pilotage et Amélioration Continue de la GED
—Indicateurs clés de performance (KPI) pour la GED
—Audit et évaluation continue du système GED
—Stratégies d'optimisation et d'évolution future du système
Le conseil de l'expert
L'un des objectifs pédagogiques clés de cette formation est de définir une stratégie de gestion électronique de documents adaptée à vos besoins métier. Ce module vous permettra de comprendre comment aligner votre gestion documentaire avec les spécificités de votre entreprise, garantissant ainsi une approche personnalisée et efficace. Une stratégie bien conçue est essentielle pour maximiser l'impact de la GED sur vos processus internes et la satisfaction des utilisateurs.
Un défi courant que rencontrent les apprenants dans ce domaine est de sous-estimer l'importance de l'audit de l'existant et de l'analyse des besoins GED. Souvent, les entreprises se précipitent dans le choix des outils sans prendre le temps d'évaluer leurs processus actuels et leurs besoins spécifiques. Cette formation vous aidera à éviter cette erreur en vous fournissant des méthodes claires pour effectuer un audit approfondi et ainsi déterminer les solutions les plus adaptées.
Ce qui distingue notre approche, c'est que nous ne nous contentons pas de vous présenter des outils GED, mais nous vous guidons également dans la mise en œuvre d'une solution performante et sécurisée. Grâce à un équilibre entre théorie et pratique, vous bénéficierez d'exemples concrets et de cas d'étude qui illustrent les meilleures pratiques. Ce contenu pragmatique vous permettra d'acquérir des compétences directement applicables à votre environnement professionnel.
Pour tirer le maximum de cette formation, je vous recommande de préparer en amont une liste de questions spécifiques concernant vos processus de gestion documentaire. Cela vous permettra de maximiser les échanges avec votre formateur et vos pairs, et d'assurer que chaque module réponde à vos préoccupations personnelles. Votre engagement actif durant la formation sera la clé pour transformer vos connaissances en actions concrètes et bénéfiques pour votre entreprise.
Pourquoi choisir cette formation en management des systèmes d'information
🎯
Stratégie sur Mesure
Apprenez à définir une stratégie de gestion électronique de documents adaptée spécifiquement aux besoins de votre entreprise, augmentant ainsi votre efficacité.
🔧
Outils GED Appropriés
Découvrez comment choisir les outils GED les plus appropriés pour votre organisation, garantissant une intégration fluide et optimale dans vos processus existants.
🔒
Sécurité Documentaire
Implémentez une solution de gestion documentaire performante et sécurisée, protégeant vos informations sensibles tout en facilitant leur accès.
📈
Optimisation des Processus
Apprenez à optimiser vos processus métiers grâce à une gestion documentaire efficace, augmentant ainsi la productivité et la réactivité de vos équipes.
📝
Analyse des Besoins
Réalisez un audit de l'existant et une analyse approfondie des besoins GED, posant ainsi les bases d'une transition réussie vers le numérique.
📚
Cycle de Vie du Document
Maîtrisez le cycle de vie du document numérique, des étapes de stockage à l'archivage sécurisé, pour une gestion complète et efficace.
Compétences acquises
Stratégie GED
Définir une stratégie de Gestion Électronique de Documents (GED) alignée sur les objectifs de l'entreprise, en analysant les besoins et en élaborant un cahier des charges fonctionnel précis.
Choix et Implémentation Outils GED
Sélectionner les solutions GED adaptées au contexte organisationnel et technique, puis planifier et piloter leur implémentation en intégrant les processus de migration et d'intégration de données.
Organisation et Sécurité Documentaire
Concevoir et mettre en œuvre une organisation documentaire logique (classement, indexation), et sécuriser l'accès aux informations grâce à une gestion rigoureuse des droits et permissions.
Gestion du Changement GED
Accompagner l'adoption du système GED par les utilisateurs finaux grâce à des actions de communication et de formation ciblées, assurant une transition fluide et une performance continue.
Public, prérequis et modalités
Public visé
Responsables de Services
Directeurs Projet
Chargés de Conformité
Collaborateurs impliqués GED
Prérequis
Aucun prérequis spécifique, toutefois une connaissance de base en informatique et en gestion des systèmes d'information peut être utile.
Moyens pédagogiques
Salle équipée, supports remis en PDF, cas réels rejoués en atelier, 8 participants maximum.
Suivi & évaluation
Évaluation continue des connaissances et des compétences acquises
Test final pour évaluer la compréhension des concepts et des outils GED
Projet personnel pour mettre en pratique les compétences acquises
Accessibilité
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription.
Plusieurs dispositifs permettent de prendre en charge tout ou partie du coût. Nos conseillers identifient avec vous la solution la plus adaptée à votre situation.
OPCO
Formations financées via votre opérateur de compétences
Les OPCO peuvent prendre en charge tout ou partie des frais de formation de vos salariés, dans le cadre du plan de développement des compétences ou de l'alternance.
Les Fonds d'Assurance Formation financent les formations des indépendants, auto-entrepreneurs, professions libérales et chefs d'entreprise (FAFCEA, AGEFICE, FIFPL…).
France Travail peut financer votre formation via l'AIF (Aide Individuelle à la Formation) ou des achats directs. Parlez-en à votre conseiller pour vérifier votre éligibilité.
Dans le cadre du plan de développement des compétences, l'employeur prend en charge le coût pédagogique et maintient la rémunération pendant la formation.
Le FNE-Formation accompagne les entreprises en mutation économique ou en transition écologique et numérique, avec une prise en charge pouvant aller jusqu'à 100 %.
« Suite à la formation, un participant a réalisé un audit des processus documentaires de son entreprise, identifiant des opportunités d'amélioration. »
« Un autre participant a réussi à rédiger un Cahier des Charges Fonctionnel pour la mise en place d'une solution GED adaptée. »
Questions fréquentes
* Aucun prérequis technique spécifique n'est demandé.
* Familiarité avec les processus documentaires de base est un plus.
* Connaissances générales en informatique bureautique.
* Ordinateur avec connexion internet stable (visioconférence).
* Micro et casque/écouteurs.
* Logiciel de traitement de texte (ex: Word, Google Docs).
* Navigateur web à jour.
5 tests d'évaluation sont proposés à l'apprenant en fin de formation pour connaître son niveau sur chaque compétences visées.
Plateforme et contenus e-learning à disposition.
Test de positionnement Quizz &
Evaluations
Nous vous recevons lors d’un rendez-vous d’information préalable gratuit et confidentiel en visioconférence pour analyser vos besoins et co-construire votre parcours personnalisé.
Chaque demande s’accompagne de la remise d’une convention ou d’un contrat précisant l’ensemble des informations relatives à la formation (Tarifs, calendrier, durée, lieu…). Ce contrat/convention sera transmis électroniquement par email.
A partir de l’accord de prise en charge par le financeur sollicité, le bénéficiaire peut démarrer sous un délai de 11 jours ouvrés.
Si vous financez votre parcours de formation par vos propres moyens, alors le délai d'accès est immédiat. Vous pouvez entrer en formation tout au long de l’année.
♿️ Nous accueillons les personnes en situation de handicap. Les conditions d’accessibilité aux personnes handicapées sont inscrites sur le site imi-education.fr, rubrique Accessibilité.
Saskia Cazettes
Pour tout renseignement : 07 80 91 06 14 / saskia.c@imi-executive-solutions.com
23 mars 2026
La formation alterne apports théoriques, mises en situation pratiques et échanges entre participants. Chaque concept est directement appliqué via des exercices concrets et des cas réels.
Oui, chaque participant reçoit un support de cours complet (format numérique et/ou papier) qu'il peut conserver à l'issue de la formation.
Certaines de nos formations sont éligibles au Compte Personnel de Formation (CPF). Consultez la fiche formation ou contactez-nous pour vérifier l'éligibilité.
Plusieurs dispositifs de financement existent : CPF, OPCO, plan de développement des compétences, financement individuel. Notre équipe peut vous accompagner dans vos démarches.
Oui, notre équipe reste disponible pour toute question post-formation. Vous bénéficiez également d'un accès à nos ressources en ligne pendant 6 mois après votre parcours.
Une gestion électronique de documents efficace permet de stocker, de partager et de sécuriser les documents numériques de manière efficiente et sécurisée.
Les avantages d'une gestion électronique de documents efficace incluent l'amélioration de la productivité, la conformité et l'accès à l'information, ainsi que la sécurisation des données.
Pour choisir les outils GED les plus appropriés, il faut prendre en compte les besoins métier, les ressources disponibles et les exigences de sécurité et de conformité.
Notre organisme de formation s'engage à accueillir et accompagner les personnes en situation de handicap. Notre référente handicap, Mme Lorène Travaux est disponible pour étudier avec vous les adaptations pédagogiques, techniques ou logistiques nécessaires avant toute inscription. Contactez-nous à hello@imi-executive-solutions.com ou au 06 72 09 69 52.
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